Nicht alles, was wiederholt vorkommt, sollte sofort automatisiert werden. Der erste Impuls ist oft verständlich: Wenn eine Aufgabe lästig ist, soll ein Tool sie eben übernehmen. Aber gute Automatisierung beginnt für mich nicht mit dem Tool, sondern mit der Frage, ob der Ablauf überhaupt schon klar genug ist.
Besonders interessant werden Prozesse dann, wenn drei Dinge zusammenkommen: Sie wiederholen sich regelmäßig, Informationen werden immer wieder ähnlich weitergegeben, und die Entscheidungsschritte folgen erkennbaren Regeln. Dann entsteht ein Muster. Und wo ein Muster entsteht, kann ein Workflow helfen.
Gleichzeitig lohnt sich der Blick darauf, ob der Prozess vorher vereinfacht werden kann. Manchmal ist der größte Fortschritt nicht ein komplexer Bot, sondern das Streichen von zwei unnötigen Zwischenschritten. Erst wenn der Ablauf selbst sinnvoll ist, sollte man ihn technisch festigen.
Für mich ist gute Automatisierung deshalb nicht möglichst viel Technik. Sie ist das ruhige Gefühl, dass weniger hängen bleibt, weniger doppelt gemacht wird und der nächste Schritt fast selbstverständlich folgt.